التحديثات تصل لأصحابها.
أسند مهمة أو اذكر زميلك في تعليق، فيصله إشعار على جرس الإشعارات دون رسائل جانبية.
أغلب الوكالات توزّع شغلها بين جداول ومحادثات وملفات متفرقة، فيضيع الربط بين المهمة والعميل والفاتورة. في ترتيب يبدأ كل شيء من العميل: تفتح ملفه فتجد مشاريعه ومهامها وعروض الأسعار والفواتير والملفات المرتبطة به.
بهذا الربط تنتقل من فرصة بيع إلى عرض سعر، ومن عرض سعر مقبول إلى مشروع، ومن المشروع إلى فاتورة، دون إعادة إدخال البيانات، ويبقى الفريق كله يشتغل على نفس المعلومات.
المهام في ترتيب تُعرض بأكثر من طريقة: جدول مرتب للتفاصيل، ولوحة أعمدة لتحريك المهام بين الحالات، وخط زمني يوضح المدد والتداخل، وتقويم لرؤية المواعيد. كل عضو يفتح «أعمالي» فيرى ما هو مطلوب منه.
وتقدر تذكر زميلك في التعليقات فيصله تنبيه، وتتابع نشاط الفريق من سجل واحد بدل السؤال في كل محادثة.
جهّز عرض السعر للعميل، وبعد قبوله حوّله إلى مشروع ثم أصدر فواتيره. الفواتير تُصدر بصيغة PDF عربية تحمل شعار وكالتك وبياناتها، والمبالغ بالريال، والتواريخ بأسماء الأشهر العربية.
للعقود الشهرية فيه فواتير متكررة تُنشأ في موعدها، وتسجّل المصروفات وتربطها بالمشروع لتعرف تكلفته. ومن نظرة المالية تعرف المستحق والمتأخر عند كل عميل.
ارفع ملفات العميل والمشروع وخلّها في مكانها، واكتب مستندات الفريق الداخلية داخل المنصة. أنشئ نماذج عامة تستقبل طلبات العملاء المحتملين وتصل مباشرة إلى مساحة عملك.
ومع الأتمتة ووكلاء الذكاء الاصطناعي، مثل «مخطّطة انطلاق المشروع» التي تقترح خطة المهام الأولى، تخف المهام المتكررة. توفّر بعض هذه الأدوات يعتمد على خطتك.
ترتيب ليس ترجمة لبرنامج أجنبي: الواجهة من اليمين لليسار، والأرقام واضحة، والتواريخ ميلادية بأسماء الأشهر العربية، والمبالغ بالريال.
ولكل عضو في مساحة العمل دور: المدير يدير الفريق والمالية والإعدادات، والعضو يعمل على المهام والمشاريع، والمشاهد يطّلع دون تعديل. وكل طلب يُتحقق من صلاحيته على الخادم، لا في الواجهة فقط.
ماذا تشتري؟
مساحة عمل لوكالتك تضم فريقك وعملاءك ومشاريعك ومالك. الأدوات الأساسية للعمل والمال متاحة، وبعض الأدوات مثل الأتمتة ووكلاء الذكاء الاصطناعي وحدود الأعضاء تعتمد على خطتك. قارن الخطط لتختار ما يناسب حجم فريقك.